Prawidłowy obieg w firmie każdego dokumentu zapewnia właściwe funkcjonowanie nawet największej instytucji. Dzięki wprowadzeniu rozwiązania DMS (Document Management System) znacznie wzrośnie wydajność i skróci się czas pracy z materiałami służbowymi, księgowymi, urzędowymi itp.
Elektroniczny obieg dokumentów naszego autorstwa esFLOW umożliwia zautomatyzowanie procesów. Gwarantujemy optymalizację pracy wszystkich działów w firmie. Wdrożenie esFLOW w krótkim czasie wpłynie na:
- wzrost efektywności – dzięki zmniejszeniu liczby materiałów papierowych i eliminacji zbędnych etapów pracy z dokumentem,
- skrócenie procesu obsługi Klientów poprzez szybszą reakcję na zapytania o status sprawy i dokumentu,
- zmniejszenie kosztów przechowywania informacji – scalenie wszystkich danych w jednym systemie,
- usprawnienie procesu kontroli – usystematyzowanie i polepszenie przepływu informacji w firmie.
Właściwe zdefiniowanie ścieżek obiegu dokumentów w systemie typu workflow jest istotne dla jego prawidłowego działania. Pozwala na natychmiastową identyfikację tzw. „wąskich gardeł”, w których są przetrzymywane dokumenty, co spowalnia lub wstrzymuje często kluczowe procesy decyzyjne. System esFLOW to w pełni konfigurowalny program, który umożliwia dostosowanie zadań do profilu jednostki, oddziału, firmy, poprzez:
- zmianę typu lub obiegu już przetwarzanego dokumentu,
- dołączanie załączników,
- konsultacje,
- zastępstwa.
Każdy użytkownik, otrzymując określoną listę zadań do wykonania, może sprawdzić historię obiegu danego dokumentu. Jest on informowany automatycznie o opóźnieniach w wykonywaniu zleceń i posiada stały oraz natychmiastowy dostęp do materiału elektronicznego (w zależności od posiadanych uprawnień). Sprawne działanie esFLOW jest zagwarantowane przez współpracę z zewnętrznym archiwum esDOC, w którym przechowywane są skany i pozostałe dokumenty elektroniczne, z jakimi pracuje użytkownik: dokumenty tekstowe typu Word, OpenDocument, faks, e-mail, video, itp.
Korzystanie z esFLOW jest bezpieczne a informacje są udostępniane tylko i wyłącznie uprawnionym użytkownikom. Dostęp do dokumentu może być określony na poziomie strony lub jej fragmentu.
W esFLOW każdy wgląd do dokumentu jest rejestrowany, co – wraz z wbudowanymi narzędziami kontroli przebiegu procesów biznesowych – umożliwia efektywne raportowanie działań podjętych przez użytkowników.
Wyjątkową zaletą esFLOW jest kompatybilność programu w komunikacji z innymi systemami użytkowanymi przez klienta: księgowymi, CRM, ERP itp. Tryb esFLOW umożliwia automatyczny import i eksport danych, dzięki czemu archiwum można rozbudowywać o kolejne moduły w zależności od potrzeb klienta.
Obecnie system obsługuje następujące moduły:
- esCRM: moduł służący do zarządzania kontrahentami i kontaktami z nimi, posiada wbudowany kalendarz z zadaniami do wykonania, przypomnienia, ewidencję spotkań i dokumentów związanych z Klientem,
- esPOST: moduł umożliwiający prowadzenie rejestracji dokumentów przychodzących do firmy i wychodzących z niej (wraz z elektroniczną książką podawczą),
- esARCH: moduł, który wspomaga obsługę archiwum papierowego w firmie poprzez umożliwienie rejestracji składowania oryginału papierowego na podstawie kodu kreskowego oraz informacji o stanie tego dokumentu: zamówiony, wypożyczony, odebrany, zwrócony.
Interfejs
System posiada interfejs, który jest czytelny i bardziej przejrzysty dla użytkownika. Dostosowany jest do większości współczesnych przeglądarek oraz dostosowuje się do rozmiaru urządzenia.
Personalizacja
Użytkownicy systemu posiadają możliwość spersonalizowania wyglądu systemu oraz listy zadań według własnych preferencji.
Podgląd dokumentów
Podgląd dokumentów jest bardziej przejrzysty dzięki wykorzystaniu nowej, lekkiej
- funkcjonalnej przeglądarki obrazów niewymagającej instalacji żadnych wtyczek i dodatków.
OCR on the Fly
W nowej wersji systemu istnieje możliwość rozpoznawania teksu bezpośrednio z wyświetlanego dokumentu zaznaczając na nim fragment, który chcemy rozpoznać dzięki funkcji OCR on the Fly. Rozpoznany tekst wpisywany jest do wskazanego atrybutu lub jeśli atrybut nie zostanie wskazany zostanie wyświetlony.
Zaawansowany kreator filtrów
Kreator filtrów został rozbudowany, a tworzenie samych filtrów jest znacznie łatwiejsze.
Odbywa się w sześciu prostych krokach z wykorzystaniem funkcji Drag & Drop.
Raporty dostępne dla każdego użytkownika
Każdy użytkownik może szybko utworzyć raport, np. kosztowych grupując po kontrahencie oraz sumując po wartościach brutto faktur.
Istnieje również możliwość wyeksportowania listy wyników do jednego z dostępnych formatow.
Integracja z kursami NBP
System zintegrowany jest z NBP. Dzieki temu w przypadku np. faktur w różnych waltuch, kwota na jakie zostały wystawione może zostac przeliczona po kursie ze wskazanego dnia.
Dodawanie dokumentów do systemu
Dodawanie dokumentów do systemu zostało uproszczone. Istnieje możliwość zeskanowania dokumentu z poziomu przeglądarki internetowej, dodanie pliku z dysku oraz utworzenia pustego zadania.
